Программа «СУД» представляет собой специализированное программное обеспечение для внутреннего использования в АО «Гипровостокнефть» и не подлежит свободной продаже.

Информация по установке

Программа «СУД» представляет собой веб-приложение и исполняется под управлением веб-сервера. Для установки программы «СУД» необходимо разместить файлы программы в каталоге на веб-сервере и зарегистрировать как сайт. Использование программы «СУД» на рабочих местах пользователей осуществляется посредством обращения к узлу веб-сервера из браузера.

Установка программы (ярлыка) на компьютеры внутренних пользователей АО «Гипровостокнефть» выполняется специалистами отдела информационных технологий (по запросу пользователей).

Функциональные характеристики

Программа «СУД» предназначена для хранения и управления информацией о договорах, заключаемых АО «Гипровостокнефть» по всем направлениям: ПИР, НИР, хозяйственная деятельность.

Информация по эксплуатации

Система представляет договоры в виде дерева (Рис.1). Местоположение основного договора определяется направлением деятельности (проектно-изыскательные работы, научно-исследовательские работы, административно-хозяйственная деятельность) и статусом (тендер, на подписании, подписан, закрыт).

Рис.1 Главная страница

При нажатии кнопки «карточка»  открывается карточка договора:

Рис.2 Карточка договора

Карточка договора позволяет просмотреть и отредактировать всю информацию о договоре (Рис. 2). У карточки есть заголовок, средняя часть, состоящая из трех вкладок, и нижняя часть. В заголовке указывается номер договора, ФИО сотрудника, занесшего договор в систему, а также признак наличия договора в системе "1С инталев" (в виде картинки - ). Нижняя часть содержит кнопки для просмотра изменений по договору, выхода на календарный план, получения отчета по субподрядным договорам. Большая же часть информации по договору размещена на трех вкладках: "Основная информация", "Дополнительно" и "Условия оплаты".

На вкладке "Основная информация" содержится наименование основного договора, направление деятельности (ПИР, НИР, АХД), вид договора (основной, рамочный, субподряда, доп. соглашение), предмет договора (Выполнение ПИР, Информационное обеспечение,...), регистрационные номера (внутренний и контрагента), текст задания, контрагент, состояние (подписан, закрыт, оформление,...), даты, относящиеся к договору, примечание, документы, прикрепленные к договору (сметы, акты и т.п.) и ссылки на файлы (если таковые загружены).

Вкладка "Дополнительно" содержит информацию о заинтересованном подразделении, ответственном сотруднике, квалификации сделки, ответственого лица контрагента, даты подписания, лиц, подписавших договор и файлов договора.

На вкладке "Условия оплаты" можно увидеть стоимость работ договора (без НДС и с НДС), процент НДС, валюту расчетов, а также параметры условий различных выплат по договору, таких как аванс, гарантийное удержание, процент генпроектировщика.

К каждому договору в системе можно прикрепить один или несколько документов. Документ - это, прежде всего, некоторый файл, снабженный несколькими атрибутами:

• Номер родительского договора - номер договора, к которому прикреплен документ

• Тип документа. Предусмотрены следующие типы: Акт, Календарный план, Платежное поручение, Приложение, Протокол разногласий, Смета, Счет, Техническое задание

• Номер документа - некоторое обозначение документа

• Дата - дата документа

• Статус - состояние документа. Возможны следующие состояния: Согласован, на согласовании

• Связанный документ - номер документа, который связан с текущим

• Файл документа

Рис. 3. Карточка документа

У каждого договора есть свой каленарный план (КП), который состоит из этапов. Каждый этап, в свою очередь, может состоять из подэтапов.

У этапа КП есть следующие свойства (атрибуты):

• Шифр этапа - это его код (например, 1, 2.4, и т.д.). Шифр присваивается автоматически и отображается с лидирующими нулями до трех знаков (соответственно, 001, 002.004);

• Название - описание работ, выполняемых на данном этапе КП;

• Название(англ) - описание работ на английском языке;

• Дата начала - дата начала выполнения работ данного этапа;

• Дата окончания - дата окончания выполнения работ данного этапа;

• Сумма,руб - стоимость работ этапа без НДС

• НДС, % - НДС

• Сумма с НДС, руб - стоимость работ этапа с учетом НДС

• Ссылка на этап КП родительского договора - здесь можно указать, какой из этапов родительского договора изменяется данным

Для каждого этапа основного договора можно просмотреть список этапов субподрядных договоров, изменяющих данный этап. Это делается кнопкой напротив каждого этапа. Если нет этапов, ссылающихся на данный, то в колонке будет прочерк.

Рис. 4. Этапы календарного плана

Процесс согласования договора начинается с оповещения, которое приходит всем участникам согласования. Собственно, сам процесс согласования заключается в ознакомлении с электронным текстом и атрибутами договора и проставлением признака согласованности (если замечаний нет), либо занесении замечаний. В оповещении содержатся ссылки на карточку договора и лист согласования.

В системе учета договоров есть возможность перенаправить договор на согласование другому сотруднику. Это можно сделать из листа согласования, либо как показано на рис. 5. Данная операция приводит к тому, что в листе согласования появляется ФИО сотрудника, которому были перенаправлены договоры, он также получает оповещение, может зайти, ознакомиться с текстом договора, атрибутами, написать замечания, либо поставить отметку о прохождении согласования. При сохранении изменений, ФИО меняется обратно и инициатору перенаправления вновь приходит оповещение о том, что договор вернулся с перенаправления.

Рис. 5. Перенаправление согласования

Под заместителями в данном случае понимаются не только прямые подчиненные, а также и те, кто, по-вашему, может взять на себя часть работы по согласованию договоров. Список помощников выводится на главной странице (см. рис.5, п.3), а также на листе согласования. Для редактирования (добавления и удаления) этого списка, нажмите на кнопку "Заместители...". В результате откроется диалоговое окно, показанное на рис. 6. Здесь можно добавлять, удалять заместителей и ставить признак перенаправления, который автоматически будет перенаправлять все согласования тому сотруднику (он может быть только один), напротив которого стоит флажок.

Рис. 6. Список заместителей

На лист согласования договора можно попасть с главной страницы, либо с карточки договора.

На листе согласования видно, кто и когда согласовал договор, были ли какие-то замечания. Строка с текущим пользователем может быть выделена красным цветом (если отметка о согласовании еще не поставлена), либо зеленым (отметка стоит). Из листа согласования можно просмотреть файл договора, ознакомиться с документами, а также перейти на карточку договора и ознакомиться с его атрибутами.

Чтобы согласовать договор, поставьте соответствующую галочку. Если имеются замечания, внесите их в текстовое поле; галочку ставить не нужно. Если замечаний много, вы можете сохранить их в файле и загрузить файл с замечаниями. Для фиксации изменений нажмите "Сохранить". Если у вас были замечания, то после их исправления вам придет повторное оповещение о том, что ваши замечания были устранены.

Рис. 7. Лист согласования

Каждый сотрудник имеет доступ к определенным договорам. Вы можете дать доступ на просмотр некоторых доступных вам договоров любому другому сотруднику из списка ваших заместителей. Для этого нужно каким-то образом отобрать требуемые договоры (либо просто раскрыть нужную ветку дерева), поставить галочки напротив нужных договоров, выбрать из списка заместителя и нажать кнопку "Дать доступ".

Рис. 8. Доступы к договорам

Управление договорами заключается в создании, изменении атрибутов, удалении договоров, а также документов договоров и этапов календарного плана. Для осуществления этих операций на главной странице в дереве договоров есть соответствующие кнопки (см рис. 9)

Рис. 9. Управление договорами

В режиме редактирования на карточке договора доступны еще следующие кнопки:

• Показывает изменения, внесенные в договор после его создания

• Создает подчиненный договор к данному

• Заполняет текущий договор данными из основного договора (для доп. соглашений), либо из последнего зарегистрированного доп. соглашения

• Создает новый договор и копирует в него данные из текущего договора

• Показывает календарный план договора

• Выгрузка данных о договоре в систему "Инталев"

• Сохраняет данные о договоре.

К каждому договору в системе можно прикрепить документы - файлы с некоторым описанием. Существует несколько типов документов: Смета, План, Протокол разногласий, и т.п.

Список документов договора можно посмотреть на главной странице, на карточке договора, либо на листе согласования. Документы в рамках одного договора могут быть связаны друг с другом.

Добавить документ к договору можно несколькими способами:

• На главной странице найти договор, открыть список его документов и нажать кнопку 

• На карточке договора нажать кнопку  (см. рис. 10)

• На главной странице нажать на ссылку "Новый документ"

Рис. 10. Добавление документа

Более подробно функциональные характеристики программы и порядок работы рассмотрены в Руководстве пользователя, предназначенном для внутреннего использования в АО «Гипровостокнефть».

Поддержание жизненного цикла программы

Пользователями программы «СУД» являются специалисты Финансово-Экономического Управления АО «Гипровостокнефть».

Сопровождение и поддержка пользователей программы «СУД», в том числе устранение неисправностей, выявленных в ходе эксплуатации, выполняется силами штатных сотрудников отдела информационных технологий (ИТ) АО «Гипровостокнефть».

Развитие и модернизация программы также выполняется специалистами отдела ИТ по предложениям пользователей.